SUBSECRETARÍA DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA /Ing. Guillermo Raúl FASSI
 
pregunta

Qué es un sistema de gestión para el mantenimiento de establecimientos?

La gestión del mantenimiento de la funcionalidad tanto como de las condiciones de seguridad y habitabilidad de los establecimientos educativos bajo gestión del Estado provincial, refiere a una cantidad y diversidad de problemas que datan de muchos años; y junto con ello a las capacidades de atención tanto preventiva como mitigatoria en tiempo y forma por parte de la organización estatal.

Condiciones de infraestructura básica, junto con el deterioro natural de los equipos y sistemas de servicios a partir del trato que reciben por parte de los usuarios, fueron generando deterioros de todo tipo a través de los años, que las distintas gestiones de gobierno atendieron a partir de sus posibilidades y recursos pero sin establecer un análisis de fondo; o sea atendiendo “a lo urgente más que a lo importante”.

Desde el primer momento de iniciada la gestión, se tomó conciencia sobre la necesidad de establecer un abordaje superador de las limitaciones que durante muchos años fueron obstáculo para generar una verdadera transformación de los problemas de fondo. Es así que desde la Subsecretaría de Planificación Estratégica (SSPE) se planteó la necesidad de generar un “sistema capaz de detectar y registrar los problemas a atender como así también la capacidad de generar los despachos para su correcta atención y seguimiento, hasta su arreglo final”. Esta utilidad junto con la capacidad de interrelacionar datos y generar los análisis estadísticos necesarios, constituyen en sí mismo un sistema de gestión!
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Cómo se construyó?

A través del equipo de la Dirección Provincial de Control de Gestión (DPCG), se procedió a realizar la tarea de recorrido de todos los establecimientos educativos de la provincia (148 edificios), llevando a cabo el reconocimiento de todas las situaciones problemas que pudieran generar: a- algún riesgo en la integridad física y funcional de los edificios; b- suspender o anular algún servicio en funcionamiento existente y c- atentar contra la condición de seguridad, salubridad y comodidad de sus habitantes.

De ese modo se logró “clasificar los problemas detectados en 18 categorías y 148 subcategorías específicas”; y al mismo tiempo se estableció una categorización respecto al “nivel de complejidad resolutoria” de los problemas detectados, con el fin de brindar un dato relativo sobre la prioridad de su atención.

Esta clasificación surge a partir de la detección de más de 2.500 problemas observados entre los meses de noviembre del 2020 y abril del 2021. Con esta información fue posible generar un “indicador global del estado de un edifico” al que denominamos “Índice de Conformidad”; y cuyo resultado se expresa de modo cualitativo a través de un semáforo de colores (Rojo: estado insatisfactorio, Naranja: estado mejorable; Amarillo: estado satisfactorio; Verde: estado óptimo) y de modo cuantitativo a través de valores numéricos, los que surgen de la integración de los valores que se asignaron a las distintas subcategorías en función del nivel de complejidad resolutoria del problema y la cantidad de problemas existentes.
 
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Cómo funciona el sistema?

El desarrollo del sistema, su constitución y funcionamiento, se detallan en un documento generado para su presentación a las autoridades de gobierno.

En él se explica y fundamenta su lógica y funcionalidad, tratándose básicamente de una plataforma que registra y vincula información a partir de: - “la detección de problemas por parte de observadores tanto del establecimiento como de las entidades de gobierno que llevan a cabo revisiones periódicas”; - “un aplicativo informático para el envío de la observación a una oficina central donde se registra el mismo en una base de datos”; - “el despacho generado por parte de personal calificado en atención al problema”; - “el archivo de información de base generada a partir de la revisión de los espacios habitacionales y equipamiento de todos los edificios educativos”; - “el registro y análisis de las encuestas realizadas a las autoridades educativas sobre la temática”.

El sistema cuenta con 5 módulos de información, y está diseñado para operar como una bitácora que permite registrar tanto los planes de acción relativos a las tareas preventivas a llevar a cabo, como el inventario de equipos y su plan de manutención, el registro y control de herramientas y equipos de trabajo, un control de stock de materiales, etc, etc; o sea una herramienta puesta a disposición de las áreas operativas (Ministerio de Educación, Cultura, Ciencia y Tecnología) para llevar a cabo una atención sistemática de la problemática a atender.
Módulo 1: Sistema Planes, Módulo 2: Gestión Reclamos, Módulo 3: Información Base, Módulo 4: Resultados de Relevamientos, Módulo 5: Encuesta de Opinión
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Existen resultados publicados?

Como parte de la tarea que lleva a cabo la SSPE a través de la DPCG, se realizan al menos 3 recorridos anuales en los establecimientos educativos detectando los problemas existentes y cargándolos al sistema, los que pasan a formar parte de la plataforma de registro y de ese modo quedan a disposición de las áreas operativas para su atención.

Un cuadro síntesis de los recorridos llevados a cabo, muestra la detección de la cantidad de problemas detectados por establecimiento, a partir de lo cual se generan 3 Indicadores: 1- la determinación del índice de conformidad en cada caso, 2- la distribución de casos por nivel de complejidad resolutoria, y 3- la comparación entre dos observaciones, a partir de la variación del IC, lo que “permite observar la proporción o nivel de mejora o empeoramiento durante el período de tiempo entre dos observaciones”.

Transitando Julio 2022, se está realizando el segundo recorrido de los establecimientos de la provincia, los que se encuentran volcados en el pdf para descargar "Análisis Relevamientos Frecuentes".

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Existe acceso al sitio web del sistema?

El sistema se aloja en un sitio web de acceso limitado, ya que el prototipo desarrollado (y que actualmente está en uso) fue diseñado a partir de tecnologías blandas o de libre disponibilidad al público en general. En estos momentos se está trabajando en el desarrollo del sistema oficial para que corra a través de los servidores de gobierno y que forme parte de la información de acceso público.

Dentro del sistema en el “Módulo 4: Resultados de Relevamientos”, existen 2 procesadores de información que están disponibles para que las áreas operativas puedan llevar a cabo el análisis de situación y así se facilite la toma de decisión; como así también para ilustrar salida de resultados.

Uno de ellos denominado “Facilitador de Informes”, es un procesador tipo Power Bi que muestra la tabla de datos y permite vincular los aspectos o parámetros medidos (datos relevados) y así aplicando un sistema de filtros facilita la vinculación entre aquellos que se citan para conocer cantidades que dimensionen la solicitud pretendida.

El otro procesador, “Monitoreo de Infraestructura Escolar” también trabaja bajo tecnología Power Bi, pero está diseñado para entregar salidas de resultados pre-establecidas, y aunque también permite que el usuario vincule aspecto o parámetros relevados a solicitud, su efecto a la vista lo hace más amigable para el acceso al público en general.